Empreendedorismo

5 dicas de como organizar a agenda e ser mais produtivo no trabalho

Você já teve aquela sensação de que seu dia precisava de mais horas para que você conseguisse cumprir todas as obrigações? Eu já me senti assim também, mas quando comecei a entender a importância de organizar a agenda, minha vida passou a ser mais produtiva.

E eu realmente entendo se você estiver pensando algo do tipo: “Ah, mas você não sabe como minha rotina é louca! Fazer isso não vai mudar nada!”. Saiba que eu já estive no seu lugar. Por isso, eu proponho a você um desafio: você lê minhas dicas até o final, começa a introduzi-las no seu dia a dia e depois vem aqui me contar o seu resultado, beleza? Então me acompanhe!

Minhas 5 dicas de como organizar a agenda

Bem, primeiro é bom ressaltar que a organização é bastante importante para que consigamos ser mais produtivos. Você não precisa ser maníaco por isso, como a Monica Geller de Friends ou aquelas pessoas que aparecem naqueles programas de TV por terem algum tipo de TOC (Transtorno Obsessivo Compulsivo).

Mas é que a desorganização tende a fazer nos esquecermos de algo importante ou a não termos noção de todas nossas atribuições para o dia. Além disso, vamos procrastinando com mais facilidade e perdemos a noção de como as horas passam rápido demais. Já a organização pessoal nos permite mais autonomia para decidir nossos trajetos na vida, pois como já dizia Renato Russo: “disciplina é liberdade”.

1. Analise a programação mensal e a semanal

O primeiro passo é você ter uma noção de tudo aquilo o que você precisa fazer, entregar, produzir, enfim, todas as suas obrigações pessoais e profissionais. É por meio desse conhecimento que você terá melhores condições de saber seus prazos, o que deve ser feito logo, e o que pode ser deixado para o dia seguinte.

Vão surgir, vez ou outra, tarefas de última hora. Insira-as conforme aparecem. Quanto mais organizado estiver seu planejamento semanal, melhor você visualizará o prazo que conseguirá resolvê-las, o que evita prometer a alguém algo que você não conseguirá cumprir.

2. Destrinche os objetivos

Divida cada objetivo ou cada tarefa em atividades menores. Por exemplo, vamos supor que você tenha como obrigação ler um livro de 100 páginas em 1 semana. Em vez de colocar essa meta grande e ficar olhando para ela dizendo a si mesmo que nunca vai ter tempo, conte quantas páginas, no mínimo, você precisa ler por dia.

Arredondando a conta, teríamos por volta de 15 páginas diariamente. Muito fácil olhar para um alvo curto desses, não acha? A motivação para começar até aumenta. Então, faça isso com todas aquelas incumbências que parecem imensas, mas podem ser desmembradas.

3. Anote tudo

Você precisa tomar nota de tudo o que você já conseguiu realizar. Isso serve para que você não se esqueça de um apontamento que seja crucial para o andamento das outras atividades. Além disso, o hábito de anotar faz nosso cérebro prestar mais atenção no que precisa ser feito.

Também vá escrevendo os insights que surgem sobre coisas que podem ajudar você. Por exemplo, quando leio um artigo interessante na internet ou mesmo quando assisto a um filme e de repente surge alguma ideia que eu poderia adaptar ao meu empreendimento, eu anoto tudo. Muitas vezes, isso facilita a produção ou execução de um processo, pois já tenho parte dele em mente.

4. Use post-it e canetas coloridas

Aqueles papeizinhos coloridos vão ajudar bastante a marcar as páginas da agenda que precisam de atenção. Você pode usar cores diferentes para atividade. Por exemplo, o azul para coisas importantes do trabalho, o vermelho para algo urgente, o rosa para deveres com a família e por aí vai.

Já com as canetas, você pode construir símbolos que ajudam a visualizar prioridades, coisas a fazer, atenção, atividades terminadas. Por exemplo, faça quadradinhos em branco antes de cada compromisso. Crie sinais para diferenciar o nível da produção. Algo já terminado, coloque um “X”, algo que precisa de atenção, um “!”.

Isso vai depender da realidade de cada uma, e ter criatividade nessa hora auxilia na divisão e organização!

5. Descubra o que funciona melhor para você

Essas foram apenas algumas ideias que eu dei e que funcionam bem para mim. Porém, sei que cada um tem uma realidade diferente. Sendo assim, é importante pegar alguma concepção aqui do que você tenha gostado e aplicar de uma forma que dê certo para você.

Aliás, acho que qualquer sistema de organização só dá certo se ele for adaptado à rotina pessoal. Não podemos ficar tentando encaixar padrões na nossa vida.

Agendas virtuais que também podem ajudar você

Não poderíamos deixar de lado a tecnologia, não é mesmo? Afinal, a praticidade que ela nos oferece pode ser um bom diferencial. Assim, vou citar algumas agendas virtuais que considero boas.

Google Agenda

É um aplicativo bem completo e, apesar de ser do Google, pode ser usado por outros sistemas, como o da Apple.

Nele é possível visualizar a agenda por dia, semana ou mês. Também dá para configurar as notificações que você recebe, colocar lembretes, adicionar metas diárias. Ele é compatível com outras agendas, podendo atualizar as obrigações em um só lugar.

Calendário

Este é um aplicativo da Apple e só está disponível para aparelhos dessa marca. É bem parecido com o sistema que o Google usa, mas tem um diferencial de poder ajustar o fuso horário (no caso de viagens), além de ver o clima e tempo total para se chegar ao destino.

CloudCal

Esse aplicativo conta com um modo de visualização diferente dos outros, pois mostra os compromissos do dia em formato de um relógio. Dessa maneira, é possível perceber, com facilidade, em quais horários você estará disponível. Pode ser sincronizado com várias outras aplicações, como Evernote, Trello e Outlook.

No começo, confesso que dá um pouco de preguiça com essa história de organizar a agenda. Mas foi só eu conseguir vencer essa minha tendência ao ócio, que as coisas tomaram um rumo muito mais eficiente nas minhas produções.

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