Empreendedorismo, Estilo de Vida

Dicas da Cristina para fazer uma boa viagem a trabalho

Boa viagem a trabalho

Eu sei, o dinamismo do mundo corporativo envolve mobilidade e a necessidade de realizar algumas viagens a trabalho para atender clientes, firmar ou consolidar novas parcerias. Sabe o que fazer para tirar o melhor dessas situações?

Algumas medidas podem ajudar na gestão do tempo, otimizando suas tarefas, facilitando as funções e a rotina longe do empreendimento. Eu tenho várias dicas para você tornar a sua missão o mais vantajosa possível.

O empreendedor é a imagem da empresa para o mercado. Por isso, uma boa viagem a trabalho é aquela útil aos negócios. Com foco e organização, você pode viajar tranquilo e voltar para casa com a sensação de dever cumprido. Eu explico como!

Tenha um rumo certo e específico

Qual é o seu objetivo? Você vai viajar para fazer negócio com clientes, fornecedores ou investidores? Quantos deles? Onde os encontrar? Quanto mais especificamente você puder responder a essas questões, melhor.

Inicie essa empreitada com um destino certo: ok, você vai para a cidade X, mas onde estará a pessoa com quem você precisa falar? Com o endereço em mãos, fica mais fácil traçar a rota, escolher o hotel (se não for um bate e volta) e fechar a sua agenda.

Defina a duração da viagem a trabalho

Voltemos ao seu objetivo: se é dar um treinamento, ótimo, pois esse tipo de evento, normalmente, tem duração preestabelecida e depende do treinador, ou seja, você. Quem sabe, ele se estenda para um almoço ou jantar com os colegas, mas nada além de uma social — em outras palavras, o assunto não será oficialmente o trabalho.

Porém, talvez você tenha que fazer caber na agenda várias reuniões sem prazo para terminar. Muitas delas só acabam depois de fecharem o negócio e, em alguns casos, não dá para prever quanto tempo vai demorar a negociação.

O ideal é sair e voltar com data marcada para a sua empresa. Então, diante desse cenário incerto, deixe algumas janelas entre os compromissos que podem perdurar além das previsões.

Estabeleça prioridades

Às vezes, não é possível trabalhar com a margem de tempo, dando espaço na agenda para atrasos e imprevistos. Nesse caso, prepare a si mesmo e a sua equipe: talvez seja necessário que alguém cumpra um compromisso seu, caso você não volte a tempo para a empresa.

A sua viagem a trabalho é para fechar negócio com dois possíveis clientes? As reuniões já estão marcadas? Em que termos estão as negociações? Você precisa estar preparado para um plano B, e até um C, caso adiem um dos encontros para o horário de outro, por exemplo. Qual deles é a sua prioridade?

Imprevistos são comuns, e é preciso ter flexibilidade para trabalhar com eles. Sabendo as suas prioridades, você identifica as oportunidades de ouro e quais podem ficar para uma próxima visita. Eventualmente, até será necessário pedir a ida de outro membro da equipe para a sua localidade ou para delegar suas tarefas na sede.

Pesquise e prepare-se

Talvez não precise pesquisar o local de destino nem fazer as reservas de voo, carro e acomodação porque tem alguém da empresa fazendo isso por você. De qualquer forma, pesquise rotas e caminhos verificando as condições de trânsito para evitar atrasos. Igualmente respeite a cultura local!

A pesquisa também envolve o seu objetivo naquela localidade. Se for para conhecer um fornecedor em potencial, busque informações sobre o negócio dele antes. Caso esteja se preparando para dar um treinamento, quais referências locais você pode incluir no discurso a fim de se aproximar do público-alvo?

Prepare a apresentação em PowerPoint do projeto para o cliente, revise as suas anotações sobre os resultados da empresa, certifique-se dos dados apresentados e estude sobre quem vai se apresentar a você.

Adiante as suas tarefas

De que forma a sua ausência na empresa será sentida? Quem precisa ser comunicado da sua viagem a trabalho? Algumas tarefas não são urgentes hoje, mas precisam ser entregues antes do prazo porque naquela data final você estará viajando.

empreendedor ainda pode adiantar suas tarefas agora para curtir um tempinho livre ao viajar: ir à praia ou conhecer uma atração turística do local. Às vezes, vale a pena se sobrecarregar um pouco antes da viagem para depois aproveitar o destino, nem que seja por algumas horinhas.

Tenha a tecnologia em mãos

Aqui entram itens como notebook, smartphones, tablets e seus respectivos carregadores. Falando nisso, um carregador portátil é sempre uma boa pedida para viagens a trabalho.

Carregue tudo o que for utilizar na noite antes de viajar! Se você precisar fazer alguma videoconferência enquanto viaja, cheque a internet do hotel e, ao chegar lá, a qualidade da conexão no seu aparelho. Não se esqueça de levar sempre consigo um adaptador universal para as tomadas.

Evite esbanjamento na viagem a trabalho

Não é de bom tom deixar a encargo da empresa as suas extravagâncias. O reembolso é previsto em lei, mas aproveitar-se desse direito não é uma atitude bem-vista. Afinal, é você quem está a serviço do empreendimento, e não o contrário.

Tenha bom senso na hora de pedir serviço de quarto (usar o frigobar do hotel, almoçar e jantar fora) e nos gastos com lazer, apenas se autorizados pelo departamento empresarial responsável. Os alertas valem também para o dono do negócio em viagem a trabalho, ou melhor, principalmente para ele, exemplo aos demais colaboradores.

Expanda a sua rede de contatos

Viagens a trabalho são ótimas para o networking, para criar conexões com parceiros e divulgar a sua empresa no mercado. Aproveite os seus compromissos oficiais e outros que eventualmente surgirem: eventos locais, como feiras de negócios, e extraoficiais (cafés, almoços e jantares) podem ser muito bem aproveitados.

Todas essas oportunidades aproximam as pessoas do seu negócio, sendo sinônimo de novas parcerias a curto, médio e longo prazo. Elas podem não ser o motivo principal dessa viagem, mas, quem sabe, da próxima.

Atente para alguns serviços

Fazer seguro pode até não ser obrigatório para o seu destino, mas é recomendável para evitar dores de cabeça, como o extravio de bagagem. Sem a proteção securitária, pequenos imprevistos viram grandes inconvenientes: uma intoxicação alimentar pode evoluir para um quadro de saúde sério se não tratada a tempo, por exemplo.

Além disso, talvez valha a pena investir em um serviço de transporte corporativo para evitar atrasos e a inconveniência de precisar dirigir em ruas desconhecidas. Considere essas variáveis e previna-se com os seguros.

Notou o quanto as viagens a trabalho podem ser vantajosas? Planejamento e organização são palavras de ordem para você tirar maior proveito das suas. Da preparação até cumprir a sua missão, vários aspectos precisam ser observados. Espero ter ajudado!

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